Et si on diminuait les facteurs de stress dans la gestion quotidienne des copropriétés ?
Le rôle du syndic est la gestion d’immeubles en copropriété.
Généralement, un syndic gère avec son équipe entre 30 et 150 immeubles. Cela représente 2000 à 3500 appartements sans compter les caves et les parkings. Cela signifie aussi un nombre de propriétaires qui oscille entre 4000 et 5000 personnes, et 1000 à 2000 locataires.
Et autant de sources potentielles de questions, de sinistres, de problèmes de voisinage, de détection de petits problèmes du quotidien.
Par ailleurs, il faut entretenir tous les équipements, assurer la maintenance et le bon fonctionnement de chaque ascenseur, chauffage, porte d’entrée ou de garage, …
On peut donc aisément comprendre que le syndic a de multiples facteurs de stress.
N’oublions pas qu’en parallèle, il doit veiller à l’équilibre entre ses mandats de syndic et sa vie privée.
Pas si simple…
Chacun gère les facteurs de stress à sa façon. Serenity a fait le choix de diminuer drastiquement ses facteurs de stress grâce à une organisation efficace, à l’anticipation et à la gestion des risques ainsi que la mise en place "d'amortisseurs de chocs". Cette combinaison de stratégies « maison », mises en place patiemment avec une équipe hyper motivée montre chaque jour son efficacité.
L'organisation efficace de notre bureau de syndic de copropriétés
L’organisation de notre bureau fait l’objet d’une attention particulière. Un peu comme une horloge suisse.
Nous aimons que les assemblées générales soient planifiées six mois à l’avance, que les comptabilités soient auditées 3 fois par an, … Cela évite les mauvaises surprises de dernière minute, et cela permet de prendre en charge les aléas inévitables dans les immeubles.
Anticiper et gérer les risques
Serenity fait la promesse à ses clients de mettre en œuvre tout ce qui est possible pour minimiser les dysfonctionnements, et assurer une gestion quotidienne à qualité constante. Ce n’est pas rien.
Mais cette promesse s’adresse également aux membres de l’équipe, soucieux de fournir cette qualité constante.
La gestion des risques est donc une composante très importante de cette double promesse.
Notre organisation fonctionne en prévoyant des solutions alternatives dans la plupart des cas de figure. Donc en cas d’absence prévue ou imprévue, les immeubles continuent à être gérés avec la même attention. Que l’imprimante tombe en panne lors de l’assemblée générale ou que le gouvernement décide d’un confinement général, l’équipe doit pouvoir assumer les tâches qui lui incombent sans rupture de service.
Chaque collaborateur connait la plupart des dispositifs de sécurité au sein de l’entreprise. Avec l’expérience acquise au fil des ans, chaque évènement a permis de mettre en place des solutions aux risques potentiels.
Les amortisseurs de choc en copropriété
Dans la vie d’une entreprise, d’une équipe, d’une copropriété, il n’est pas rare de rencontrer des évènements difficiles, ou d’être confronter à des personnes dont le comportement est discutable.
Ces situations sont déstabilisantes et peuvent susciter un stress intense et soudain. Ou imperceptible mais constant.
Tout d’abord, il est primordial d’identifier ces évènements en ne les considérant pas comme « normaux ».
Ensuite, Serenity s’est doté de plusieurs « amortisseurs » afin que ces chocs créent le moins de dégâts possibles. En voici quelques-uns : coach interne pour des discussions privées adaptées aux besoins, temps de décharge en équipe, formations diverses en estime de soi, gestion des émotions, …
Par ailleurs, la politique interne est ferme en cas d’abus. Si un copropriétaire dépasse les limites d’une attitude tolérable, ses moyens de communication peuvent être réduits au courrier postal, sans possibilité de nous joindre par e-mail ou par téléphone. Et si une copropriété devait prendre des décisions déraisonnables, nous les inviterions à choisir un autre syndic pour nous succéder.